Отдельный нотариальный сертификат — когда он обязателен?

Если вы когда-либо заверяли документы у нотариуса, вы могли столкнуться с ситуацией, когда к бумаге прикреплялся дополнительный лист — это и есть отдельный (или “свободный”) нотариальный сертификат.
Такой лист содержит ключевые данные: дату, место, тип действия и подпись нотариуса. Он необходим, если на самом документе не хватает стандартной нотариальной формулировки или она не соответствует требованиям закона.

Когда мы, как нотариусы, обязаны прикрепить отдельный сертификат:

🔹 На документе нет нотариальной формулировки

Если отсутствуют слова вроде “подтверждено” или “заверено”, нотариус не имеет права ставить печать — вместо этого оформляется отдельный сертификат.

🔹 Формулировка не соответствует требованиям штата

Например, в Калифорнии и Гавайях существуют строгие нормы о том, как должно быть сформулировано нотариальное заявление. Мы следим за соответствием требованиям каждого конкретного штата.

🔹 Невозможно выполнить запрошенное действие

Если документ требует действия, которое нотариус в вашем штате не может выполнить (например, “подтверждение подписи” в Техасе), мы предложим альтернативу — например, подтверждение под присягой (jurat) или признание подписи (acknowledgment), с отдельным сертификатом.

🔹 Нет места для подписи или печати

Если в документе просто не хватает места для подписи нотариуса или печати, мы обязаны приложить отдельный лист.

🔹 Несколько подписантов приходят в разное время

Каждый случай требует отдельного нотариального действия, поэтому для каждого подписанта оформляется отдельный сертификат.

🔹 Ошибка в документе

Если нотариус допустил ошибку, например, указал неправильную дату, исправить сертификат нельзя — вместо этого мы оформим новый и приложим его повторно при встрече.

🔹 Не хватает места для всех имён

Если в сертификате нет места для всех подписантов, мы прикрепим отдельный экземпляр, где будут указаны все участники.

📎 Как мы оформляем отдельный сертификат?

✅ Определяем тип заверения: клиент сам выбирает — это может быть acknowledgment, jurat or signature witnessing. Мы подскажем разницу, но выбор делаете только вы.

✅ Заполняем сертификат полностью: включая все поля, дату, тип документа, количество страниц и имена подписантов — чтобы исключить любые риски подмены.

✅ Фиксируем документ и сертификат вместе: мы сами скрепляем сертификат с документом, обычно с левой стороны позади страницы с подписью.

❗Важно знать:

• В некоторых штатах (например, Калифорния и Флорида) мы не имеем права ставить печать, если отсутствует корректная формулировка.
  
• Мы никогда не отправляем незакреплённые сертификаты — это может быть расценено как нарушение.
  
• Использование «отдельного сертификата» — это исключение, а не правило. При любой возможности мы используем формулировку, уже напечатанную в документе.
  

📌 Мы предлагаем:

1. Нотариальное заверение с учётом всех требований штатов
2. Подготовку и оформление отдельного нотариального сертификата при необходимости
3. Онлайн-заверения (где разрешено), дистанционные консультации, помощь в выборе нужной формулировки

Свяжитесь с нами по форме ниже — подскажем, заверим, прикрепим, всё как положено!